I sette punti essenziali per una comunicazione chiara, corretta ed efficace

Fermati e pensa a quanto tempo passi ogni giorno a comunicare con altre persone.
Scrivi e-mail, parli con i colleghi, vendi ai clienti, presenzi a riunioni e teleconferenze, rispondi alle chiamate, crei rapporti … e la lista continua. Trascorriamo quasi tutto il giorno a comunicare.
La tua capacità di comunicare in modo chiaro può rafforzare le tue relazioni e apportare rilevanti benefici alla tua carriera. Ma come ti assicuri che i tuoi messaggi siano chiari e significativi?
I sette punti che andremo a illustrarti forniscono una sorta di lista di controllo per esser certo che i tuoi  momenti di interazione con gli altri siano ben costruiti e chiari, cosicché i tuoi interlocutori ricevano il messaggio che intendi trasmettere.

In questo articolo esamineremo ciascuna delle 7 C della Comunicazione e illustreremo ciascun elemento con esempi pratici di efficacia e inefficacia.

Secondo le 7 C, la comunicazione deve essere:

1. Chiara
2. Concisa
3. Concreta
4. Corretta
5. Coerente
6. Completa
7. Cortese

1. Chiara
Quando scrivi o parli con qualcuno, sii chiaro nell’esprimere il tuo messaggio. Qual è il tuo scopo nel comunicare con questa persona? Se non sei sicuro tu, neanche lui lo sarà.
Le persone dovrebbero essere in grado di comprendere lo scopo del tuo messaggio rapidamente e facilmente.
Per essere più chiaro, cerca di ridurre il numero di idee contenuto in ogni frase. Assicurati che sia facile per il tuo lettore capire il tuo messaggio. Le persone  non devono essere messe nelle condizioni di dover “leggere tra le righe” e far da sé delle supposizioni per capire cosa stai cercando di dire.

Esempio di messaggio poco chiaro:
Ciao Paolo,
Volevo scriverti una breve nota su Daniele, che lavora nel tuo dipartimento. È un grande vantaggio e mi piacerebbe parlarti di lui quando hai tempo.
Saluti,
Luigi

Di cosa tratta questa e-mail? Beh, non ne siamo sicuri. Primo, se ci sono più persone di nome Daniele nel dipartimento di Paolo, Paolo non saprà di chi parla Luigi. Inoltre, cosa sta facendo Daniele, in particolare, di così buono? Non lo sappiamo neanche noi. L’email è così vaga che Paolo dovrà sicuramente rispondere per ottenere ulteriori informazioni.
Infine, qual è lo scopo di questa email? Luigi vuole semplicemente dire due parole su Daniele o c’è qualche altro obiettivo specifico? Non c’è alcun senso compiuto in questo messaggio, quindi crea un po’ di confusione.

Esempio di messaggio chiaro
Ciao Paolo,
Volevo scriverti una breve nota su Daniele Rossi, che lavora nel tuo dipartimento. Nelle ultime settimane, ha aiutato il reparto IT a risolvere diverse scadenze urgenti, utilizzando il suo tempo libero. Abbiamo in previsione, nei prossimi tre mesi, un duro progetto di aggiornamento e le sue conoscenze e competenze sarebbero preziose. Potremmo per favore avere il suo aiuto in questo lavoro?
Mi farebbe piacere parlare con te di questa cosa. Quando è meglio chiamarti per discuterne ulteriormente?
Saluti,
Luigi

Questo secondo messaggio è molto più chiaro perché il lettore ha le informazioni di cui ha bisogno per agire.

2. Concisa
Nel tuo parlare, attieniti al punto e non dilungarti. Mantieni il tuo messaggio il più breve possibile. Il tuo pubblico non vuole leggere sei frasi quando potresti comunicare il tuo messaggio in tre.
Chiediti :

• Ci sono aggettivi o “parole di riempimento” che puoi evitare? Spesso è possibile eliminare parole come “per esempio”, “vedi”, “decisamente”, “tipo di”, “letteralmente”, “fondamentalmente” o “Voglio dire”
• Ci sono frasi superflue?
• Hai ripetuto più volte il punto, in modi diversi?

Esempio di messaggio poco conciso:
Ciao Matteo,
Volevo contattarti per la campagna di email marketing che abbiamo abbozzato giovedì scorso. Penso davvero che il nostro mercato di riferimento vorrà sicuramente vedere gli sforzi filantropici dell’azienda. Penso che potrebbe avere un grande impatto, e rimarrebbe impresso nelle loro menti più a lungo di un discorso di vendita.
Ad esempio, se parliamo degli sforzi dell’azienda per diventare sostenibili, così come il lavoro di beneficenza che stiamo facendo nelle scuole locali, allora le persone che vogliamo attrarre ricorderanno più a lungo il nostro messaggio. L’impatto sarà di sicuro maggiore.
Cosa ne pensi?
Jessica

Questa email è troppo lunga! C’è ripetizione, e c’è molto “riempitivo” che occupa spazio.

Esempio di messaggio conciso
Guarda cosa succede quando siamo concisi ed eliminiamo le parole di riempimento:

Ciao Matteo,
Volevo discutere rapidamente la campagna di email marketing che abbiamo analizzato giovedì scorso. Il nostro mercato di riferimento vorrà conoscere gli sforzi filantropici dell’azienda, in particolare i nostri obiettivi per diventare sostenibili e aiutare le scuole locali.
Ciò avrebbe un impatto molto più grande e rimarrebbe nelle loro menti più a lungo di un tradizionale discorso sulle vendite.
Cosa ne pensi?
Jessica

3. Concreta
Quando il tuo messaggio è concreto, il tuo pubblico ha un’immagine chiara di ciò che stai dicendo loro. Ci sono dettagli (ma non troppi!) e fatti vividi, e c’è un “laser focus”. Il tuo messaggio è pratico e utile, fornisci la giusta quantità di dettagli e ti concentri sul tuo messaggio principale.

Esempio di messaggio poco concreto
Considera questo messaggio pubblicitario:

La LunchBox “Lampo” ti farà risparmiare tempo ogni giorno.

Uno slogan come questo probabilmente non venderà un gran numero di prodotti. Non c’è passione, nessun dettaglio vivido, niente che crei emozione, e niente che dica alla gente perché dovrebbe interessarsene. Questo messaggio non è abbastanza concreto per fare la differenza.

Esempio di messaggio concreto
Quanto tempo passi ogni giorno a preparare il pranzo dei tuoi figli? Non più! Basta prendere la LunchBox Lampo dal tuo frigorifero ogni giorno per dare ai tuoi figli un pranzo sano   e   avere più tempo per giocare o leggere con loro!

Questa versione è migliore perché ci sono immagini vivide. Il pubblico può immaginare di trascorrere del tempo di qualità con i propri figli – e quale genitore potrebbe discutere su questo? E menzionare che il prodotto è conservato in frigorifero fa capire come il prodotto sia anche pratico. Il messaggio è diventato vivo attraverso questi dettagli.

4. Corretta
Quando la tua comunicazione è corretta, il tuo pubblico sarà in grado di comprenderla. E la corretta comunicazione è anche comunicazione senza errori. Inoltre, se la tua comunicazione è scritta, assicurati di correggerla. Poniti le seguenti domande:

• I termini tecnici che utilizzo si adattano al livello di istruzione o conoscenza del mio pubblico?
• Ho controllato ciò che ho scritto per evitare errori grammaticali? (Ricordati che i correttori ortografici non correggono tutto).
• Tutti i nomi e i titoli sono scritti correttamente?

Esempio di messaggio non corretto
Ciao Daniele,
Grazie mille per avermi incontrato oggi a pranzo! Mi è piaciuta la nostra conservazione e non vedo l’ora di andare avanti nel nostro progetto. Sono sicuro che la scadenza a due settimane non sarà un problema.
Grazie ancora, ci sentiamo presto!
Saluti,
Paolo 

Se leggi questo esempio velocemente, potresti non aver rilevato alcun errore. Ma ad un’ispezione più ravvicinata, ne troverai uno. Riesci a vederlo?
L’ errore è che è stato digitato accidentalmente “la conservazione” anziché “la conversazione”. E’ una cosa che può verificarsi quando digiti troppo velocemente.
I correttori ortografici non catturano errori come questo, motivo per cui è importante leggere e rileggere sempre tutto!

5. Coerente
Quando la tua comunicazione è coerente, è logica. Ciò significa che tutti i punti sono collegati e pertinenti all’argomento principale, il discorso è coerente e ben costruito e il tono e il flusso del testo sono congruenti.

Esempio di messaggio non coerente
Maria,
volevo scriverti una breve nota sul rapporto che hai concluso la scorsa settimana. L’ho dato a Michela per averne una verifica, e voleva assicurarsi che tu sapessi della riunione di reparto che si terrà questo venerdì. Creeremo uno schema per il nuovo manuale per i dipendenti.
Grazie,
Daniela

Come puoi vedere, questa email non comunica molto bene il suo punto. Dov’è il feedback di Michela sul rapporto di Maria? Ha iniziato a dirlo, ma poi ha cambiato argomento parlando della riunione di venerdì.

Esempio di messaggio coerente
Ciao Maria,
Volevo scriverti una breve nota sul rapporto che hai concluso la scorsa settimana. L’ho dato a Michela per averne una verifica e lei mi ha fatto sapere che ci sono alcuni cambiamenti che devi fare. Ti invierà per e-mail i suoi commenti dettagliati più tardi nel pomeriggio.
Grazie,
Daniela

Si noti che, nel secondo esempio, Daniela non menziona la riunione di venerdì. Ciò è dovuto al fatto che il promemoria della riunione deve essere una email completamente separata. In questo modo, Maria può eliminare l’e-mail di feedback del rapporto dopo aver apportato le modifiche, ma salverà l’email relativa alla riunione come promemoria per la partecipazione. Ogni email ha solo un argomento principale.

6. Completa
Il tuo messaggio dovrebbe comunicare al tuo pubblico tutto ciò di cui ha bisogno per essere informato e, se necessario, agire – senza andare fuori tema.

• Il tuo messaggio include un “invito all’azione”, in modo che le persone sappiano chiaramente cosa vuoi che facciano?
• Hai incluso tutte le informazioni pertinenti: nomi di contatti, date, orari, luoghi e così via?

Esempio di messaggio non completo
Ciao a tutti,
Volevo solo inviarvi un promemoria sull’incontro che avremo domani!
Ci vediamo,
Christian

Questo messaggio non è completo, per ovvi motivi. Quale incontro? Quand’è? Dove? Christian ha lasciato la sua squadra senza le informazioni necessarie.

Esempio di messaggio completo
Ciao a tutti,
Volevo solo ricordarvi dell’incontro di domani sulle nuove politiche di telelavoro. L’incontro sarà alle 10:00 nella sala conferenze al secondo piano. Per favore, fatemi sapere se non potrete partecipare.
Ci vediamo domani,
Christian

7. Cortese
La comunicazione cortese è amichevole, aperta e onesta. Non ci sono insulti nascosti o toni passivi-aggressivi. Sii amichevole, empatico e gentile, anche se stai comunicando qualcosa di negativo.

Esempio di messaggio scortese
Luca,
Volevo farti sapere che non apprezzo il modo in cui la tua squadra monopolizza sempre la discussione nei nostri incontri settimanali. Ho molti progetti e ho davvero bisogno del tempo per discutere anche dei progressi della mia squadra. Finora, grazie al tuo reparto, non sono stato in grado di farlo. Puoi assicurarti che riservino del tempo per me e il mio team la prossima settimana?
Grazie,
Filippo

Beh, questa email non è per niente cortese! Messaggi come questo possono potenzialmente istigare zizzania in tutto l’ufficio. E questa e-mail non fa altro che creare dissapori, che possono ridurre la produttività e abbassare il morale. Un po’ di cortesia, anche in situazioni difficili, può fare molto.

Esempio di messaggio cortese
Ciao Luca,
Volevo scriverti una breve nota per chiedere un favore. Durante i nostri incontri settimanali, la tua squadra fa un ottimo lavoro per evidenziare i vostri progressi. Ma questo utilizza parte del tempo necessario al mio team per evidenziare i loro. Apprezzerei molto se potessi dare alla mia squadra un po’ di tempo in più ogni settimana per illustrare in maniera completa i loro rapporti sui progressi.
Grazie mille, e per favore fatemi sapere se c’è qualcosa che posso fare per voi!
Cordiali saluti,
Filippo

Che differenza! Questa email è cortese e amichevole, e ha poche possibilità di diffondere dissapori per tutto l’ufficio.

Plus:

Esistono ulteriori C nella comunicazione:

• Credibile – Il tuo messaggio migliora o evidenzia la tua credibilità? Questo è particolarmente importante quando comunichi con chi non sa molto di te.
• Creativo – Il tuo messaggio comunica creativamente i tuoi punti principali? La comunicazione creativa può contribuire a mantenere viva l’attenzione di chi ti sta ascoltando.
• Cuore – Metti fervore in ciò che comunichi? Se non dimostri interesse e passione nel messaggio che trasmetti, e nel tono che usi, difficilmente coinvolgerai gli altri.
• Cervello – Oltre alla forma con cui esprimi il tuo messaggio, trasmetti un contenuto originale e di valore? Le tue argomentazioni sono interessanti e ragionate?

Punti chiave

Tutti noi comunichiamo ogni giorno, in varie forme. Meglio comunichiamo, più credibilità avremo con i nostri clienti, il nostro capo e i nostri colleghi. Utilizzando le 7 C della comunicazione come checklist tutte le volte che devi relazionarti con gli altri, risulterai chiaro, conciso, concreto, corretto, coerente, completo e cortese.

Questo è solo uno dei tanti strumenti e risorse che troverai su questo sito.

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